Reto de la posición: Asegurar la gestión integral de los procesos administrativos de la organización, garantizando orden, control, cumplimiento y soporte eficiente a la operación del negocio a través de una administración estructurada.

Datos generales:

•      Nombre de la posición: Responsable Administrativo.

•      Ubicación: Santa Fe, Ciudad de México, México.

•      Carrera(s): Licenciatura en Administración, Recursos Humanos, Psicología o afín.

•      Años de experiencia: 3 a 5 años en posición afín.

•      Idioma(s): Inglés intermedio.

•      Software: Excel intermedio.

Indispensable:

·         3 a 5 años de experiencia en administración general de oficina.

·         Experiencia gestionando procesos administrativos y control documental.

·         Experiencia en facturación, seguimiento a cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

·         Manejo de proveedores y coordinación de servicios generales.

·         Experiencia trabajando en equipo con área contable.

·         Inglés intermedio.

Actividades:

• Coordinar la operación administrativa integral de la oficina, asegurando el correcto funcionamiento de procesos internos, control de documentación y cumplimiento de lineamientos establecidos.

• Gestionar el proceso completo de facturación, validando información, emisión, envío y seguimiento oportuno, garantizando precisión y control en los registros administrativos.

• Dar seguimiento a cuentas por pagar y cuentas por cobrar, asegurando cumplimiento en fechas compromiso, conciliación de información y comunicación efectiva con clientes, proveedores y despacho contable externo.

• Administrar pagos a proveedores y control de contratos, verificando condiciones comerciales, fechas de renovación y correcta ejecución de servicios generales.

• Supervisar y mantener el control presupuestal administrativo, elaborando reportes periódicos para Dirección y apoyando en el monitoreo de gastos operativos.

• Gestionar y resguardar expedientes físicos y digitales, garantizando orden, trazabilidad documental y cumplimiento normativo.

• Coordinar la logística administrativa de eventos corporativos, exposiciones y actividades estratégicas, asegurando soporte operativo eficiente y control de recursos.

• Fungir como punto de contacto administrativo interno y externo, brindando seguimiento oportuno a requerimientos y asegurando claridad en procesos y comunicación.

• Brindar soporte directo a Dirección en temas administrativos estratégicos, apoyando en análisis, organización de información y seguimiento de proyectos.

Competencias:

·         Alto sentido de control y orden.

·         Atención al detalle.

·         Proactividad.

·         Comunicación clara y profesional.

·         Confidencialidad.

·         Seguimiento.